Algemene voorwaarden - 01/08/2018


1. Contractueel kader

    1. De Algemene Voorwaarden vormen, samen met de ondertekende gepersonaliseerde offerte, de samenwerkingsovereenkomst (“Samenwerkingsovereenkomst”) tussen de klant (“Klant”) en Payroller (“Payroller”). Deze samenwerkingsovereenkomst regelt het ter beschikking stellen van werknemers (“Werknemers”) door Payroller voor de Klant.De bepalingen van de Samenwerkingsovereenkomst zijn van toepassing van zodra de Klant een aanvraag tot terbeschikkingstelling van een Werknemer toevertrouwt aan Payroller; zelfs indien de Samenwerkingsovereenkomst op dat ogenblik nog niet getekend zou zijn. In dat geval wordt de aanvraag naar terbeschikkingstelling van een Werknemer door de Klant beschouwd als een aanvaarding door de Klant van de voorwaarden van de Samenwerkingsovereenkomst.
    2. Het werkelijk ter beschikking stellen van een Werknemer door Payroller naar aanleiding van een aanvraag van de Klant gebeurt op basis van een elektronische boodschap door de Klant aan Payroller. De aanvraag bepaalt, onder andere, de naam van de Werknemer, de periode van tewerkstelling tijdens de betreffende week, de functie, de plaats van tewerkstelling, het brutoloon en de (extra-) legale voordelen voor de Werknemer. De Klant is als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens bij aanvraag.. Bij gebreke hieraan zal de Klant de niet-uitvoering van de aanvraag niet ten nadele van Payroller kunnen inroepen en zal Payroller de contractueel overeengekomen prestaties, kunnen factureren aan de Klant.
    3. De elektronische aanvraag is de werkelijke ten uitvoerlegging van de Samenwerkingsovereenkomst.In geval van tegenstrijdige bepalingen tussen de gepersonaliseerde offerte en de Algemene Voorwaarden, heeft de gepersonaliseerde offerte voorrang.
    4. In geval van nietigheid van een bepaling in de Samenwerkingsovereenkomst, zal deze door Partijen vervangen worden door een bepaling die zo veel mogelijk aanleunt bij de bedoeling van de nietige clausule.
    5. De Samenwerkingsovereenkomst verbindt alle Partijen, alsmede hun eventuele rechtsopvolgers.
  1. Informatie door de Klant
    1. De Klant verbindt zich ertoe om, zowel bij aanvang als tijdens de duur van de samenwerking, alle noodzakelijke informatie en elke wijziging onverwijld en schriftelijk te communiceren aan Payroller. Zonder exhaustief te zijn betreft dit onder meer:
  • De reden om beroep te doen op uitzendarbeid (vervanging/vermeerdering/uitzonderlijk werk/instroom). Bij motief instroom wordt eveneens het aantal tewerkstellingspogingen opgegeven en de tewerkstellingsperiode van de pogingen per werkpost;
  • De al dan niet aanwezigheid van een syndicale delegatie;
  • De dag-en weekprestaties van de Werknemer
  • De verloningsvoorwaarden van het vast personeel, met inbegrip van premies en diverse voordelen die gebruikelijk zijn in het bedrijf van de Klant, evenals de toekenningsmodaliteiten en alle wijzigingen aan de verloningsvoorwaarden;
  • De vereiste beroepskwalificatie, de activiteiten die de Werknemer dient te verrichten;
  • De ingevulde en ondertekende werkpostfiche conform het KB Uitzendarbeid ingeval van gezondheidstoezicht. De Klant bezorgt de correct ingevulde en ondertekende werkpostfiche aan Payroller voorafgaand aan de tewerkstelling;
  • De vereiste persoonlijke beschermingsmiddelen, het resultaat van de eventuele (bijzondere) risico-evaluatie en het medisch onderzoek;
  • Alle gegevens noodzakelijk voor de aangifte van Dimona en dit minstens 1 uur voor de start van de voorziene tewerkstelling;
  • De aanvangsdatum en –uur van de Werknemer, alsook de datum en het uur waarop de prestaties worden beëindigd;
  • Laattijdige aanwezigheid van de Werknemers of hun afwezigheid;
  • Mogelijke situaties van staking of lock-out of andere vormen van tijdelijke werkloosheid;
  • Arbeidsongeval;
  • Niet-hernieuwing van een Contract en de reden voor niet-hernieuwing;
  • De nodige bewijsstukken in het kader van de uitbetaling van kosten eigen aan de werkgever.
    1. De Klant is als enige aansprakelijk voor alle gevolgen voortvloeiend uit het niet (tijdig), onvoldoende of foutief doorgeven van alle bovenvermelde informatie en verbindt zich tot de betaling van de bijkomende facturen die hiervoor in rekening worden gebracht.
    2. Indien de Klant een tekortkoming in de kwalificaties van de Werknemer opmerkt, dient hij deze tijdens de eerste 3 uren-prestatie aan Payroller kenbaar te maken. Payroller is in geen geval aansprakelijk voor de gevolgen van de afwezigheid op het werk van de Werknemer, de laattijdige aanwezigheid of enige andere tekortkoming van de Werknemer. Na het verloop van deze 3 uren, heeft de Klant niet langer de mogelijkheid om het Contract te verbreken en kan Payroller de contractueel voorziene prestaties factureren aan de Klant.
  1. Beroep op uitzendarbeid
    1. De Klant is als enige aansprakelijk voor de correcte toepassing van reden en termijnen voor uitzendarbeid; in dat kader zorgt de Klant voor de door de wet verplichte toelatingen en mededelingen in verband met het tewerkstellen van uitzendkrachten.
    2. In geval Payroller een tewerkstellingsgarantie moet voorzien, zal de tewerkstelling van de Werknemer door de Klant overeenstemmen met de duur van deze tewerkstellingsgarantie. Indien de Klant de tewerkstelling van de Werknemer zou beëindigen voor deze periode, zal de Klant aansprakelijk zijn voor alle bedragen die Payroller alsnog verschuldigd zou zijn, desgevallend verhoogd met de coëfficiënt of het tarief, zoals bepaald in de Samenwerkingsovereenkomst.
    3. In voorkomend geval kan de Klant beroep doen op opeenvolgende dagcontracten voor zover er, in hoofde van de Klant, een nood is aan flexibiliteit conform de wet en de CAO’s. De Klant draagt de bewijslast met betrekking tot de nood aan flexibiliteit en dient in voorkomend geval de bijzondere informatie- en raadplegingsprocedure te respecteren. Indien in strijd met de toepasselijke regelgeving toch gebruik wordt gemaakt van opeenvolgende dagcontracten, is de Klant aansprakelijk voor alle vergoedingen en kosten die Payroller als gevolg hiervan zou verschuldigd zijn, desgevallend verhoogd met de coëfficiënt of het tarief, zoals bepaald in de Samenwerkingsovereenkomst.
    4. De Klant kan geen beroep doen op de diensten van Payroller in geval van tijdelijke werkloosheid, staking of lock-out in zijn onderneming. In voorkomend geval moet de Klant Payroller hiervan onmiddellijk en schriftelijk op de hoogte brengen. Het verplicht terugtrekken van de Werknemers in deze gevallen geeft geen aanleiding tot het betalen van een schadevergoeding door Payroller aan de Klant.
    5. De Klant mag de Werknemers enkel inzetten voor de uitvoering van zijn eigen activiteiten en mag hen in geen geval ter beschikking stellen van derde partijen. De Klant is als enige aansprakelijk voor elke onregelmatigheid ter zake en zal Payroller vrijwaren tegen alle mogelijke claims ingevolge onrechtmatige terbeschikkingstelling of verdoken uitzendarbeid, inclusief
    6. eventuele sancties, die Payroller ten laste worden gelegd door de overheidsinstanties (sociale zekerheid, fiscaal,…). Alle kosten en schade die Payroller hierdoor lijdt, vallen eveneens ten laste van de Klant.
  2. Tewerkstelling
    1. Tijdens de duur van de tewerkstelling van de Werknemer bij de Klant staat, overeenkomstig de wettelijke bepalingen, de Klant in voor de toepassing van de wet inzake reglementering en bescherming van de arbeid die op de plaats van tewerkstelling gelden. Hieruit volgt dat de Klant de Werknemer op gelijke voet moet behandelen met zijn vast personeel, onder meer wat betreft arbeidstijd, arbeidsduurvermindering, compensaties, pauzes, feestdagen, zondagwerk, nachtarbeid enz. Indien de Klant ploegenarbeid, nachtarbeid of enige andere nieuwe regimes heeft ingevoerd, zal de Klant Payroller informeren over de wijze waarop deze moeten worden toegepast op de Werknemers, alsook zelf bijhouden welke rechtzettingen er moeten gebeuren en dit op eigen initiatief aan Payroller meedelen. Alle bijbetalingen zullen door Payroller aan de Klant worden doorgefactureerd overeenkomstig het tarief van toepassing op het moment van de rechtzetting. De Klant staat eveneens in voor het onthaal, de begeleiding en de introductie van de uitzendkrachten in de organisatie.
    2. De burgerlijke aansprakelijkheid, voorzien in artikel 1384, 3e alinea van het Burgerlijk Wetboek berust bij de Klant. Bijgevolg is enkel de Klant aansprakelijk voor alle door de Werknemer aan derden berokkende schade. De Klant wordt aangeraden om een clausule uitzendarbeid in zijn verzekeringspolis burgerlijke aansprakelijkheid op te nemen. Payroller is evenmin aansprakelijk voor de schade die de Werknemer aan de Klant berokkent tijdens en naar aanleiding van zijn tewerkstelling bij de Klant en evenmin in geval van beschadiging, verlies, diefstal of verdwijning van materiaal, geld of goederen die aan de Werknemer worden toevertrouwd. Payroller is evenmin aansprakelijk voor de leningen of voorschotten, in gelijk welke vorm, die eventueel door de Klant aan de Werknemer worden toegestaan. De Klant kan evenmin op Payroller beroep doen voor het terugvorderen van eventuele kosten die door de Werknemer werden gemaakt bij de uitoefening van zijn taak (vb. maaltijden in bedrijfsrestaurant, gebruik van telefoon voor privé-doeleinden).

Indien de Werknemer in het kader van de uitvoering van zijn taak, gebruik dient te maken van een bedrijfswagen, dan zal de Klant zorgen voor een omniumverzekering van de betreffende bedrijfswagen. Bij gebreke daaraan, zal, in geval van schade, de Klant zelf instaan voor de volledige schade.

    1. De Werknemer geniet hetzelfde niveau van bescherming als de andere werknemers van de Klant voor wat betreft de arbeidsveiligheid en hygiëne. De Werknemer mag slechts die werkzaamheden uitvoeren zoals die vermeld worden op de werkpostfiche of, indien geen werkpostfiche is vereist, zoals vermeld in de Samenwerkingsovereenkomst. De Klant draagt de eindverantwoordelijkheid voor het ter beschikking stellen van de werkkledij en de persoonlijke beschermingsmiddelen, evenals voor de reiniging, het herstel en het behoud in normale en gebruiksklare staat ervan, zelfs indien Payroller instaat voor de levering van deze middelen bij aanvang van de tewerkstelling.
    2. Behoudens uitdrukkelijk en voorafgaand schriftelijk akkoord van Payroller, mag de Werknemer alleen normale werkzaamheden verrichten, met uitsluiting van alle arbeid beschermd door een bijzondere reglementering zoals ongezond, gevaarlijk of ondergronds werk of werkzaamheden op de hoogte, en is het de Klant verboden de uitzendkracht te belasten met een opdracht die verschillend is van degene waarvoor de Werknemer ter beschikking werd gesteld door Payroller.
    3. Indien een Werknemer betrokken is in een arbeidsongeval, zal de Klant, na alle dringende maatregelen te hebben getroffen, onmiddellijk Payroller verwittigen en alle nodige informatie doorgeven voor het opstellen van de aangifte van het arbeidsongeval. Bij uitstel of verzuim van deze verplichting, kan de Klant rechtstreeks aansprakelijk worden gesteld.
    4. De Klant is verantwoordelijk voor het melden van weerverlet aan Payroller. Dit dient schriftelijk te gebeuren met vermelding van de werfplaats en dit binnen het uur na aanvang van het uurrooster van de Werknemer. Payroller neemt de aangifte aan de RVA op zich. Het niet tijdig en schriftelijk en/of onvolledig verwittigen, heeft tot gevolg dat de voorziene uren van die dag aan de Klant worden uitbetaald en aldus aan de Klant zullen gefactureerd worden conform artikel 5.4.
  1. Loon – Tarief
    1. Overeenkomstig de wettelijke bepalingen, hebben de Werknemers recht op hetzelfde brutoloon, inclusief indexaties en conventionele verhogingen, premies, maaltijdcheques, ecocheques en andere looncomponenten (kosten eigen aan de werkgever, tussenkomst woon-werkverkeer) alsof ze door de Klant in vaste dienst zouden genomen worden. Verzekeringen en andere voordelen worden niet als looncomponent beschouwd. Bij gebreke van een CAO voor het bedrijf of de sector van de Klant of indien er in de cao geen tussenkomst is voorzien voor werknemers die met privé-vervoer komen, wordt de cao voor uitzendarbeid toegepast. De kosten worden daarna volgens de barema’s van het sociaal abonnement berekend.
    2. De maandag volgend op de prestaties wordt een prestatiestaat getekend door Werknemer en Klant (of zijn aangestelde of mandataris). De Klant bevestigt hiermee de juistheid van de opgegeven prestaties en de uitvoering van de werkzaamheden door de Werknemer. Deze ondertekende prestatiestaat zal onverwijld en ten laatste de daarop volgende dinsdag om 12u aan Payroller worden bezorgd voor een vlotte en correcte afhandeling van de loonbetaling door Payroller.
    3. De Klant is als enige aansprakelijk voor het (toezicht op) het terugsturen van de ingevulde en ondertekende prestatiestaten. Bij gebreke hieraan zal de Klant de niet-ondertekening niet ten nadele van Payroller kunnen inroepen en zal Payroller de werkelijk door de Werknemer verrichte prestaties, met als minimum de contractueel overeengekomen prestaties, factureren aan de Klant. Elk begonnen kwartier geldt als een volledig kwartier en voor elke werkdag zal er minimum 3 uur prestaties gefactureerd worden.
    4. Payroller factureert wekelijks:
  • De overeengekomen coëfficiënt, zoals bepaald in de Samenwerkingsovereenkomst, toegepast op alle prestaties, zoals bepaald in artikel 5.3.

In dit kader worden alle door de Klant aan zijn vast personeel toegekende en betaalde vrije uren en dagen zoals (extra-) legale feestdagen, vakantiedagen, brugdagen, gewaarborgd loon bij ziekte en klein verlet enz. waar de Werknemer ook recht op heeft, of waartoe het recht werd opgebouwd tijdens de tewerkstelling bij de Klant, eveneens beschouwd als prestaties en als dusdanig gefactureerd aan de Klant;

  • De zichtwaarde van de maaltijdcheques (i.e. de tussenkomst van de werkgever in de maaltijdcheque) aan een coëfficiënt van 1,69;
  • Alle overige looncomponenten, zoals bepaald in artikel 5.1 die niet als prestatie in rekening werden gebracht.;
  • De overeengekomen service-fee per gepresteerd of daarmee gelijkgesteld uur voor gebruik van het online platform (my.payroller.com), zoals bepaald in de Samenwerkingsovereenkomst.
  • Indien van toepassing, het verplicht geneeskundig onderzoek (forfaitaire kost van € 65);
  • Verhoogd met de toepasselijke BTW;

Voor bijzondere prestaties (zoals overuren, shifturen, werk in ploegen, bij nacht, op zon-en feestdagen, enz.) wordt de uitzendkracht vergoed overeenkomstig de bij de Klant ter zake toepasselijke wet en/of CAO. Het aldus te betalen loonsupplement wordt aan de Klant gefactureerd overeenkomstig dezelfde coëfficiënt of tarief als bepaald in de Samenwerkingsovereenkomst.

  1. De facturen van Payroller zijn contant betaalbaar op factuurdatum, behoudens andersluidend beding. Bij het uitblijven van betaling binnen 7 dagen na factuurdatum wordt het gefactureerde bedrag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een interestvoet van 12,5 % op jaarbasis. Bij gebreke van betaling binnen 30 dagen na factuurdatum zal van rechtswege, ten titel van forfaitaire schadevergoeding, een vergoeding verschuldigd zijn van 15% op de verschuldigde sommen met een minimum van € 125 per onbetaalde factuur. Payroller heeft daarnaast het recht om voor elke aanmaning een administratieve kost van € 7/aanmaning aan te rekenen. De laattijdige betaling van één factuur maakt alle andere, nog niet-vervallen facturen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling onmiddellijk opeisbaar. Payroller is gerechtigd om, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, alle onbetaalde bedragen (inclusief nalatigheidinteresten, schadevergoeding, invorderings-en gerechtskosten) in mindering te brengen van alle bedragen waarop de Klant, om welke reden ook, aanspraak zou kunnen maken.
  2. Facturen kunnen door de Klant enkel betwist worden binnen de 8 dagen mits schriftelijke kennisgeving per aangetekend schrijven aan Payroller en waarbij de reden van betwisting omstandig worden uiteengezet. Na verloop van deze termijn is er geen protest van de factuur meer mogelijk en wordt deze geacht te zijn aanvaard door de Klant.
  3. In geval van schriftelijke ingebrekestelling, dagvaarding van de RSZ of enige andere teken dat de solvabiliteit van de Klant aan het wankelen is gebracht, vervallen alle door Payroller toegekende betalingsmodaliteiten en worden alle openstaande facturen, al dan niet vervallen, onmiddellijk en van rechtswege opeisbaar. In dergelijk geval heeft Payroller het recht om de uitvoering van de overeenkomst eenzijdig te schorsen tot de dag waarop alle vervallen facturen vereffend zijn. Payroller draagt in dit verband geen enkele aansprakelijkheid en de Klant zal Payroller vrijwaren voor elke aansprakelijkheidsvordering.
  4. Tot waarborg voor de terugbetaling van alle door de Klant aan Payroller verschuldigde sommen op grond van deze overeenkomst, kent de Klant aan Payroller een pand toe op:
  • alle huidige en toekomstige schuldvorderingen en tegoeden tegenover of bij Payroller, waarbij Payroller, als schuldenaar, erkent uitdrukkelijk kennis te nemen van dit pand;
  • alle huidige en toekomstige schuldvorderingen op derden, van welke aard of uit welke hoofde ook, waarbij de Klant er zich toe verbindt uitdrukkelijk mee te werken aan de betekening en de uitoefening van dit pandrecht door Payroller. Het gaat onder meer om, zonder limitatief te zijn, handelsvorderingen, vorderingen op cliënten, vergoedingen uit hoofde van prestaties, leveringen of diensten, vordering uit opbrengsten van roerende of onroerende goederen, vorderingen op krediet – of andere financiële instellingen, vorderingen aangaande schadevergoedingen,…

Dit pand zal enkel door Payroller worden uitgeoefend tot terugbetaling van alle door de Klant aan Payroller verschuldigde sommen. Elk bedrag dat door Payroller ontvangen wordt in het kader van de inpandgegeven schuldvorderingen en die de door de Klant aan Payroller verschuldigde sommen overstijgt, zal door Payroller aan de Klant worden betaald.

    1. Voor Klanten die zelf een Werknemer aanbrengen maar niet in de mogelijkheid zijn om een arbeidsovereenkomst af te sluiten, biedt Payroller de dienst payrolling aan. De door de Klant aangebrachte werknemer komt dan onder contract bij Payroller en werkt bij de Klant. Payroller zorgt voor de arbeidsovereenkomst met de werknemer, betaling van het loon, patronale bijdragen en de volledige loonadministratie. Deze diensten worden verleend volgens een tarief zoals vastgelegd in de gepersonaliseerde offerte. Voor de facturatie aan de Klant gelden voor het overige de principes zoals voorzien in artikel 5.4.
  1. Bijzondere verbintenissen van de klant
    1. De Klant verbindt zich om de wettelijke verplichtingen en de voorwaarden van de Samenwerkingsovereenkomst strikt na te leven. Van zodra de Klant zijn wettelijke verplichtingen en/of of de voorwaarden van de Samenwerkingsovereenkomst niet naleeft, heeft Payroller het recht om zijn Werknemer(s) onmiddellijk (i.e. zonder voorafgaande opzeg, verwittiging of ingebrekestelling) terug te halen, zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn of enige aansprakelijkheid te lopen.
  2. Duur van de overeenkomst – persoonsgegevens - toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
    1. De Samenwerkingsovereenkomst wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, met stilzwijgende verlenging voor telkens een nieuwe periode van 1 jaar. Partijen hebben het recht om de Samenwerkingsovereenkomst te beëindigen bij het aflopen van elke periode van 1 jaar en dit met een voorafgaande opzeg van 3 maand. De opzeg wordt per aangetekend schrijven verzonden naar de maatschappelijke zetel en wordt geacht te zijn gegeven op de datum van ontvangst van de aangetekende zending. De Klant erkent uitdrukkelijk dat bepaalde verplichtingen van de Samenwerkingsovereenkomst verdere uitwerking hebben na afloop van de opzegtermijn, in het bijzonder maar zonder daartoe beperkt te zijn, met betrekking tot hetgeen bepaald in artikel 6.2.
    2. Alle persoonsgegevens die in het kader van de Samenwerkingsovereenkomst aan de Klant worden meegedeeld, gebeuren uitsluitend met als doel de uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst. Voor de eigen verwerking die de Klant verricht van de persoonsgegevens van de Werknemer, dient de Klant te worden beschouwd als de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. De Klant erkent hiertoe de wettelijke bepalingen te zullen naleven.
    3. Op deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. De rechtbanken en hoven van het gerechtelijk arrondissement met afdeling Gent zijn bevoegd om kennis te nemen van elk geschil betreffende deze overeenkomst als plaats waar de verbintenissen zijn ontstaan, al behoudt Payroller zich steeds het recht voor om naar eigen inzichten eventuele geschillen in verband met deze overeenkomst voor een andere territoriale bevoegde rechtbank in te leiden.