FAQ

Hieronder vindt u de top 10 vragen met een duidelijk antwoord:

1. Wanneer worden mijn medewerkers uitbetaald?

Elke donderdag na de gewerkte week betalen wij uw medewerker(s) uit. Dit doen we aan de hand van de prestaties/tijdsregistratie die u dient in te vullen met de effectief gepresteerde/gewerkte uren. Afhankelijk van de bank van uw medewerker(s), zal het loon zichtbaar zijn op hun rekening, de donderdag zelf of de dag erna. Tijdens de betaling houden we tevens rekening mee met de zaken die verplicht zijn binnen uw paritair comité.

Tip: Stapt u over van een klassiek interim kantoor naar Payroller? Dan zal uw medewerker dus geen verschil ondervinden, enkel de naam op hun loonbrief zal verschillen!

2. Wat moet er gebeuren bij een arbeidsongeval?

Payroller wordt werkgever op papier, daarom kijken wij voor een geschikte arbeidsongevallenverzekering voor ‘schade’ aan uw medewerker. Belangrijk is dat u de juiste informatie doorgeeft in de functie en op het contract. Ook blijft u verantwoordelijk om ons tijdig op de hoogte te brengen van het ongeval van uw medewerker en ons de nodige documenten terug te bezorgen, aangezien wij niet ter plaatse aanwezig zijn.

Tip: Nog geen vaste medewerker(s) in dienst? Contacteert dan zeker uw verzekeraar om te melden dat u personeel in dienst neemt. Dit om ook de schade aan uw materiaal te dekken indien dit nodig zou zijn

3. Wat gebeurt er als mijn medewerker ziek is?

Wij betalen ziekte en/of verlof uit van uw medewerker(s), indien hij/zij hier recht op heeft. Die worden dan doorgefactureerd aan u.

Afhankelijk van wanneer dit gebeurt, zijn er verschillende gevolgen voor de uitbetaling van het contract:

  • De uitzendkracht wordt ziek vòòr de aanvang van het contract: het contract kan zonder risico geannuleerd worden, aangezien het nooit een aanvang heeft genomen. Er hoeven geen prestaties en/of gewaarborgd loon uitbetaald te worden
  • De uitzendkracht wordt ziek tijdens de uitvoering van het contract: het resterend contract moet gerespecteerd en uitbetaald worden volgens contract
  • Indien de uitzendkracht geen ziektebriefje aanbiedt, moet er geen gewaarborgd loon uitbetaald te worden (ook niet als hij/zij ziek wordt tijdens de uitvoering van het contract) en wordt dit als een ongewettigde afwezigheid beschouwd. Gelieve ons hiervan op de hoogte te brengen, zo kunnen wij de uitzendkracht in gebreke stellen.
    Het is slim om steeds de communicatie door te sturen via de wekelijkse prestaties waarbij je op de hoogte wordt gebracht door de uitzendkracht van de ziekte (screenshot, mail, sms, etc). Zo kunnen latere onduidelijkheden vermeden worden.

4. Kan mijn medewerker werken als een flexijobber?

  • Een jobstudent en flexijobber zijn beide voordeel statuten. Afhankelijk van uw paritair comité valt uw medewerker onder het statuut arbeider of bediende.
  • Een jobstudent kan 475 uren werken aan een voordeel statuut van jobstudent. Dit wilt zeggen dat er voor de eerste 475 uur minder sociale bijdrage ingehouden wordt. Vanaf het 476 ste uur gaat deze sociale bijdrage omhoog.
  • Ook het flexi statuut is een voordeel statuut. Om dit voordeel statuut te kunnen gebruiken dient de medewerker 3 kwartalen geleden 4/5 of voltijds aan de slag geweest zijn bij een andere werkgever. Dit statuut moet dus ieder kwartaal herbekeken worden en kan dus ieder kwartaal verschillen. Ook kan dit statuut gebruikt worden in beperkt aantal paritaire comités. Niet elk bedrijf kan dus genieten van flexijobbers. Niet elke medewerker kan dus aan de slag als flexijobber.

Tip : Bij aanmaak van een contract in Payroller krijgt u onmiddellijk feedback van de dimona website. Indien uw medewerker niet meer als jobstudent of flexistatuut kan werken krijgt u hiervan een statusmelding. Ondanks deze statusmelding zorgt Payroller wel voor een correcte aangifte. Zo bent u volledig in orde mits eventuele inspectie!

(OPGELET! Omwille van de sociale bijdrage verschilt de coëfficiënt voor een jobstudenten, flexistatuut en arbeider/bediende. Het tarief van een jobstudent is goedkoper dan een flexi, flexi is goedkoper dan een arbeider/bediende.)

5. Hoe weet ik hoeveel uren mijn jobstudent hij/zij nog heeft om te mogen werken als jobstudent?

Student@work is een website waarop jobstudenten kunnen inloggen (best via een paswoord en niet via een ID reader of ‘itsme’). Op die website kan de jobstudent zien hoeveel uren hij/zij nog als jobstudent kan/mag werken. Bij het registreren van de gegevens dient dit ingevuld te worden samen met de aanvangsdatum (= de datum dat er gekeken werd naar de beschikbare uren) De toegangscode kan ook teruggevonden worden op de website bij het opvragen van het studenten attest.

(TIP: gebruik een dummy code (bv 00000) indien je de toegangscode niet onmiddellijk kan terug vinden)

6. Wat is het verschil tussen Tijdsregistratie en Prestaties?

Tijdsregistratie

  • Na het aanmaken van een eerste contract zal u onmiddellijk de stap ‘tijdsregistratie’ zien staan in de paarse kolom, onder functie / rooster / etc. Pas de week na het opgemaakte contract zal u ook ‘Prestaties’ zien staan. Tijdsregistratie kan gebruikt worden om aan te geven hoeveel uw medewerker effectief heeft gepresteerd. U kan de gepresteerde uren, die afwijken van het contract, onmiddellijk na de shift via tijdsregistratie ingeven

Wanneer u werkt met flexibele krachten is het volgens de Belgische arbeidswetgeving verplicht om aan tijdsregistratie te doen en/of een afwijkingsregister bij te houden. Alle uren die afwijken van het contract dienen bijgehouden te worden. Daarom implementeerde Payroller de tijdsregistratie. Werken jullie met een eigen prikklok/tijdsregistratiesysteem dan kunnen de uren ook met de prestaties doorgegeven worden, de week nadien.

  • De tijdsregistratie dient na elke shift ingevuld te worden.
  • (Opgelet: bij flexijobbers onder dagcontract is er geen mogelijkheid meer om afwijkende uren via prestaties door te geven.)

Regelgeving flexijobbers met dagcontracten:

- Indien startuur wijzigt van contract : kan dit doorgegeven worden tot moment van opstart van de medewerker.

- Indien einduur wijzigt van het contract zijn er 2 mogelijkheden:

--> Einduur valt LATER : dan heeft u 8 uur de tijd om deze wijziging door te geven

UITGEZONDERD! Wanneer het einduur op het contract tussen 20 u en 00 uur was opgegeven. Dan heeft u tijd tot 8u s morgens.

--> einduur valt VROEGER: tijd tot middernacht van die dag om vroeger einduur door te geven.

OPGELET! Indien er bij een controle wordt vastgesteld dat de formaliteiten inzake bekendmaking en invulling van afwijkingsregisters niet worden nageleefd, legt men strafrechtelijke sancties of administratieve geldboetes op. De deeltijdse werknemers zullen op weerlegbare wijze vermoed worden hun prestaties als voltijds te hebben verricht. Indien het vermoeden niet weerlegd kan worden, zullen RSZ-bijdragen en intresten verschuldigd zijn op de voltijdse prestaties.

Prestaties

Na afloop van het contract bevestigt u de prestaties. Voor prestaties die afwijken van het contract kan u dit eveneens ingeven de maandag en dinsdag na de gewerkte week. Op basis hiervan worden de medewerkers uitbetaald en ontvangt u een factuur. U kunt deze eventueel automatisch goed te keuren indien alles verlopen is volgens contract.

In de paarse, linkerkolom bij prestaties, selecteert u de juiste medewerker. Op het lijntje naast ‘totaal gewerkte uren’ noteer je de gepresteerde uren.

Indien de medewerker minder uren heeft gewerkt, dient u dit te verantwoorden. Er zijn drie mogelijkheden:

  • Gewettigd afwezig: u vult de aantal uren afwezigheid in bij de verantwoording. Dit kan nooit door de werkgever gevraagd worden. Dit is altijd op de vraag van uitzendkracht.
  • Ongewettigd afwezig: u vult de aantal uren ongewettigd afwezigheid in bij de verantwoording
  • Ziekte: uploaden van het ziektebriefje en aantal uren ziekte invullen. Indien u geen ziektebriefje hebt ontvangen binnen de 48u, laadt u een blanco docu op

De aantal uren van afwezigheid vult u in volgens de aantal uren op het contract

  • VAKANTIE: Voor de uitbetaling van vakantiegeld verschilt het of de medewerker is ingeschreven als arbeider of bediende. Best plaatst u geen verlof onder contract in Payroller. Het vakantieattest dient op dat moment afgeleverd te worden aan de uitbetalingsdienst (bv.RVA / HVW).
  • Bedienden krijgen hun vakantiegeld onmiddellijk tijdens de tewerkstelling uitbetaald. (Zowel het enkel als het dubbel vakantiegeld)
  • Arbeiders worden uitbetaald door de rijksdienst voor jaarlijks verlof tussen 2 mei en 30 juni. (Via volgende website www.rjv.be kan de medewerker zijn/haar persoonlijke gegevens ingeven)
  • Bij prestaties krijgt u ook de mogelijkheid om onkosten, km-vergoeding en overige mee te geven.

7. Wanneer wordt de feestdag betaald?

Een uitzendkracht heeft in principe recht op dezelfde voorwaarden als eender welke andere medewerker in je organisatie.

Er bestaat heel wat verwarring of een uitzendkracht recht heeft op de uitbetaling van een bepaalde feestdag. Het is perfect mogelijk dat de ene feestdag wel wordt uitbetaald en de andere niet. Wij zorgen ervoor dat iedereen krijgt waar hij recht op heeft.

Het komt in feite op volgende zaken neer:

  • Indien de uitzendkracht werkt op de feestdag, wordt deze aan 200% vergoed. Alle premies blijven van toepassing.
  • Een uitzendkracht heeft altijd recht op de uitbetaling van de feestdag als hij een contract heeft de dag vòòr de feestdag én de dag nà de feestdag. Hierbij wordt geen rekening gehouden met de weekends of andere inactiviteitsdagen in je onderneming. Stel dat de uitzendkracht een contract heeft op vrijdag en de dinsdag de week erna, dan heeft hij recht op de feestdag die op maandag valt. Dit is altijd zo
  • Indien de feestdag valt op een dag waarop de uitzendkracht normaal niet werkt en dus geen rooster heeft, heeft hij geen recht op de feestdag. Stel: de uitzendkracht werkt altijd van maandag tem donderdag. De feestdag op vrijdag wordt niet uitbetaald.
  • Deze laatste situatie verandert naarmate hij meer anciënniteit heeft. Dan worden ook de feestdagen na het einde van het contract betaald. Dit is reeds het geval van zodra de uitzendkracht meer dan 15 dagen voor je gewerkt heeft.
  • Je merkt het, in bijna alle gevallen wordt de feestdag uitbetaald. Enkel indien de uitzendkracht heel variabel of heel weinig voor je werkt, moet deze feestdag niet uitbetaald te worden

8. Vervangt de geïmplementeerde tijdsregistratie van Payroller mijn papieren afwijkingsregister?

Na het aanmaken van een eerste contract zal u onmiddellijk de stap ‘tijdsregistratie’ zien staan in de paarse kolom, onder functie / rooster / etc. Pas de week na het opgemaakte contract zal u ook ‘Prestaties’ zien staan. Zo kan u de effectief gewerkte uren aan ons doorgeven en kunnen wij een correcte uitbetaling garanderen.

Tip: Werkt u reeds met een prikklok of geautomatiseerde tijdsregistratie? Dan kan u ook kiezen om een koppeling met ons te maken en dient u de gepresteerde uren niet meer manueel in te geven.

  • Tijdsregistratie : De wetgeving zegt dat u een tijdsregistratie moet bijhouden van zodra u met flexibel (= geen voltijds) personeel werkt. Zoals jobstudenten, flexijobbers of een medewerker die af en toe even komt inspringen. Daarom heeft Payroller een geïmplementeerde tijdsregistratie voorzien die u kan gebruiken ter vervanging of aanvulling van uw papieren afwijkingsregister.

9. Heeft mijn medewerker eveneens toegang tot Payroller?

Een medewerker krijgt niet zomaar toegang tot Payroller.

  • Om ervoor te zorgen dat de medewerker zich kan inschrijven, kan u hen uw eigen bedrijfsurl bezorgen. Elke medewerker kan zich namelijk volledig zelf registreren, indien zij de bedrijfsurl ontvangen. Deze URL is te vinden onder “medewerkers” in de paarse kolom (zie hieronder). Ze krijgen vervolgens een automatische mail om hun gegevens te bevestigen en kunnen deze ten allen tijde aanpassen. Uiteraard kan alles eveneens manueel worden ingevuld via de knop "+Nieuwe medewerker"
  • Een medewerker kan eveneens zijn contracten en prestaties raadplegen als hij tijdens de registratie ervoor heeft gekozen om een account aan te maken. Indien de medewerker dit wenst, kan hij/zij dit eveneens achteraf activeren door een persoonlijke URL te ontvangen die enkel wij de medewerker kunnen toesturen.


10. Wat als ik andere vragen heb?

Payroller is steeds bereikbaar via de online chat support, rechts onderaan op onze website. Ook in het weekend en na de werkuren! Hoewel Payroller een digitale tool is en we streven ook naar een zo geautomatiseerd mogelijke werking, hechten we enorm veel belang aan een persoonlijke werking en support. Daarnaast kan u met uw vragen ook steeds terecht op volgend emailadres: support@payroller.com

Wij nemen dan graag met u contact op!

Nog niet gestart met Payroller? Boek je demo hier nu.