Privacy

Payroller – Privacybeleid


Dit Privacybeleid is van toepassing op het verzamelen, opslaan en gebruiken van uw persoonsgegevens door de Payroller (zoals gedefinieerd hieronder), zoals hierin verder beschreven.

Wie zijn we?

Payroller hecht het nodige belang aan het respecteren en het beschermen van uw privacy en aan de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens.


Gegevensbeheerder (Data Controller)


De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Payroller BV

Adres: Kortrijksesteenweg 180, bus 5, 9830 Sint-Martens-Latem, België

Ondernemingsnummer: 0690.862.704

Contact: info@payroller.com


Op de verwerking van Uw Persoonsgegevens is de Verordening (EU) 2016/679 (hierna ‘AVG’) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna ‘Wet van 30 juli 2018’) van toepassing. Naar deze wetgeving wordt verwezen als ‘Gegevensbeschermingswetgeving’.

De persoonsgegevens die we verwerken


Bij het bezoeken van en browsen op de websites (inclusief wanneer u persoonlijke informatie aan ons verstrekt via gegevens-invulvelden op de website), tijdens het gebruik van onze diensten, of bij contact met Payroller, kunnen we de volgende informatie ("persoonsgegevens") verwerken:

Identificatiegegevens: Om onze diensten te kunnen leveren, verzamelt Payroller identificatiegegevens, waaronder, maar niet beperkt tot, e-mailadres en contactgegevens bij het registreren van dergelijke informatie via onze website. Andere mogelijke informatie is de volledige naam (voor- en achternaam), het e-mailadres, het land van verblijf, het telefoonnummer, het nationaal identificatienummer of fiscaal identificatienummer, het bankrekeningnummer, uw foto indien u die vrijwillig uploadt, en alle andere informatie die nodig is voor het beheer van onze diensten.

Financiële gegevens: Wij verzamelen financiële gegevens waaronder, maar niet beperkt tot, bedrijfsinformatie, bankrekeningnummers en andere gerelateerde financiële informatie die nodig is om de uitvoering van de overeenkomst uit te voeren.

Vrijetijdsactiviteiten en interesses: zoals uw algemene bekwaamheden.

Beroepsactiviteiten: zoals uw huidige werkzaamheid en uw professionele ervaring.

Academische curriculum

Beroepsbekwaamheid: zoals uw getuigschriften.

Eventuele andere informatie die u zelf beslist over te maken.

Cookies: Dit omvat identificatie-informatie omtrent het apparaat die bezoekers gebruiken (type computer) om onze website te bezoeken en de browser die u gebruikt. Dit omvat onder meer technische informatie over de verbindingsmiddelen (het IP-adres, het besturingssysteem, de gebruikte internetproviders en andere soortgelijke informatie) gegevens over het bezoeken van de website, eventuele gepersonaliseerde instellingen en surfgedrag.

We verzamelen deze informatie op geautomatiseerde wijze tijdens het browsen op de website. Voor analytische cookies wordt toestemming gevraagd voor het gebruik van dergelijke cookies door middel van een cookiebanner om onze diensten te verbeteren. Alle niet-analytische cookies zijn noodzakelijk om de navigatie en de browse-ervaring te optimaliseren.

Voor meer informatie lees ook ons Cookiebeleid. IP-adressen van websitebezoekers worden ook verzameld, maar worden alleen gebruikt voor statistische en rapportagedoeleinden zoals verder beschreven in het Privacybeleid van PAYROLLER. IP-adressen worden niet verder gekoppeld aan persoonlijke informatie.

Wij verzamelen alleen de noodzakelijke persoonsgegevens en verwerken geen persoonsgegevens op een andere manier dan gespecificeerd in dit Privacybeleid.

Indien informatie wordt verstrekt via een formulier dan zijn de velden die worden aangeduid met een (*) strikt noodzakelijk voor beoogde doeleinde. Indien deze niet worden ingevuld kan er aan de verzending van het formulier geen gevolg worden gegeven. De overige velden kunnen worden ingevuld om de dienstverlening van Payroller te vergemakkelijken; indien deze niet worden ingevuld heeft dit geen enkele weerslag.

Voor welke doelstellingen en op basis van welke rechtsgronden verwerken wij persoonsgegevens?

Doelstellingen voor het verwerken van persoonsgegevens

Payroller's rol als Verwerkingsverantwoordelijke

Payroller BV treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke voor alle verwerkingsactiviteiten die plaatsvinden. Dit omvat de gegevens van onze eigen medewerkers en klanten, maar ook, cruciaal, de gegevens van de uitzendkrachten die via ons SaaS-platform worden ingeschreven. Als juridische werkgever bepalen wij het doel en de middelen voor de verwerking van alle arbeids-, sociale en salarisgegevens.

Gegevensoverdracht met Klant-Werkgevers

Tussen Payroller en de Klant-Werkgever is sprake van een relatie tussen afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijken. De overdracht van persoonsgegevens die noodzakelijk is voor de uitvoering van de tewerkstelling wordt beheerst door een Data Sharing Agreement (DSA), die de verantwoordelijkheden van beide partijen vastlegt.

Verwerking – grondslag (overzicht)


  • Recruitering kandidaten – Intake, planning, plaatsing en uitzending – Uitvoering van een overeenkomst
  • Registratie als kandidaat / als gast op de website – Toestemming en uitvoering van een overeenkomst
  • Personeelsadministratie – Salarisadministratie; Personeelsmanagement Rekrutering & selectie; Werkplanning – Uitvoering van een overeenkomst en wettelijke vereisten
  • Leveranciersadministratie – Uitvoering van een overeenkomst
  • Klantenadministratie (werkgevers) – Uitvoering van een overeenkomst
  • Boekhouding – Uitvoering van een overeenkomst & Wettelijke verplichting
  • Marketing – Toestemming; Gerechtvaardigd belang
  • Website – Bezoekersadministratie; Bezoekersanalyses; Afhandeling van bezoekersverzoeken; Bezoekersenquêtes – Gerechtvaardigd belang & Toestemming
  • SaaS Platform Hosting & Beveiliging – Het waarborgen van de operationele beschikbaarheid, integriteit en beveiliging van het platform en de gehoste data – Gerechtvaardigd belang (platformbeveiliging en bedrijfscontinuïteit)
  • Client Support & Chat Management – Uitvoering van overeenkomst (dienstverlening aan klanten)
  • Overdracht aan Klant-Werkgever – Uitvoering van overeenkomst (dienstenovereenkomst met de klant & overeenkomst met uitzendkracht)


Indien Payroller persoonsgegevens zou wensen te gebruiken voor een incompatibel nieuw doeleinde, zal Payroller voorafgaandelijk aan dit nieuwe gebruik hiervoor uw toestemming vragen.

Rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens


  • Toestemming: toestemming kan worden gevraagd in verband met het gebruik van persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden. Indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, hebben betrokkenen het recht om hun toestemming voor deze verwerking te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan.
  • Indien toestemming is gegeven voor het ontvangen van nieuwsbrieven en reclame, kan deze worden ingetrokken door de accountinstellingen aan te passen of door gebruik te maken van de link "afmelden" of “uitschrijven” in deze communicatie.
  • Noodzakelijk om een overeenkomst te kunnen uitvoeren: in het geval de betrokkene een klant (werkgever) of kandidaat (uitzendkracht) is, moeten wij bepaalde persoonsgegevens verwerken om onze overeenkomst te kunnen uitvoeren.
  • Gerechtvaardigd belang: Payroller kan persoonsgegevens verwerken voor legitieme doeleinden van haar bedrijfsvoering en om haar diensten te leveren. Wij streven ernaar een eerlijk evenwicht te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en de rechten en vrijheden van betrokkenen te waarborgen.
  • Wettelijke verplichting: het kan zijn dat Payroller bepaalde persoonsgegevens moet verwerken voor wettelijke verplichtingen of om te voldoen aan o.m. sociale en/of fiscale wetgeving.


Wat zijn uw privacy-rechten?


Recht van toegang, update, wissing, aanpassing en andere

U heeft het recht ons te verzoeken tot inzage, rectificatie, of wissing van uw persoonsgegevens; alsmede het recht om bezwaar te maken tegen, of de beperking van de u betreffende verwerking, alsook het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kan deze rechten uitoefenen door met een duidelijk omschreven, gedagtekend en ondertekend verzoek zich te richten per email of via de post tot de relevante Payroller entiteit met de contactgegevens zoals beschreven in sectie 1.1 van deze verklaring. Dit verzoek moet altijd vergezeld gaan van een identiteitsbewijs of een bewijs van een geldige verbinding met het gebruik van onze diensten.

Als we reden hebben om te twijfelen aan de identiteit of geldige connectie van de natuurlijke persoon die het verzoek indient, hebben we het recht om aanvullende informatie op te vragen die nodig is om de identiteit of connectie met onze diensten te bevestigen.

Binnen 1 maand nadat u uw verzoek heeft ingediend zal u worden meegedeeld welk gevolg hieraan werd gegeven.

Indien PAYROLLER uw gegevens reeds heeft geanonimiseerd, zullen wij u informeren dat wij niet kunnen voldoen aan de uitoefening van uw rechten, behalve wanneer u, met het oog op de uitoefening van uw rechten, aanvullende gegevens verstrekt die ons in staat stellen u te identificeren.

Bij de verwerking van Persoonsgegevens wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming. Geautomatiseerde besluiten worden gedefinieerd als besluiten over personen die uitsluitend gebaseerd zijn op de geautomatiseerde verwerking van gegevens en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die de betrokken personen in aanmerkelijke mate treffen.

Recht om een klacht in te dienen

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Hoe delen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor intern gebruik voor de hierboven beschreven doeleinden. Wij verhuren of verkopen geen Persoonsgegevens aan derden, maar gebruiken Persoonsgegevens alleen voor onze eigen doeleinden.

Binnen Payroller worden persoonsgegevens alleen op 'need to know' basis aan haar medewerkers ter beschikking gesteld.

PAYROLLER kan de persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën van) ontvangers:


  • Onderaannemers en leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens Payroller diensten verlenen of opdrachten uitvoeren.
  • Verwerker en verwerkingsverantwoordelijken zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test-, opleidings-, en/of exameninstituten, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen, externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs zoals advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants).
  • Ontvangers aan wie wij gegevens, met jouw uitdrukkelijke toestemming, verstrekken of op jouw verzoek gegevens delen in verband met dataportabiliteit.
  • Ontvangers wanneer we daartoe verplicht zijn door toepasselijke wetgeving, een overheidsinstantie, wetshandhavingsinstantie, of in verband met een onderzoek naar vermoedelijke of daadwerkelijke frauduleuze of illegale activiteiten.
  • Verwerkers die statistisch onderzoek en analyse leveren.
  • Verwerkers die zorgen voor de hosting van deze website en bijbehorende databases.
  • Entiteiten die deel uitmaken van de Payroller.


Surfgedrag


Op de website van Payroller en alle andere subdomeinen worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website.

Payroller gebruikt Hubspot tracking (cookie) om zo een beter beeld te krijgen van uw bezoekgedrag op deze website. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Google Analytics


Payroller maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties zijn. De aldus verkregen informatie (incl. IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Payroller heeft Google geen toestemming gegeven om via verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Facebook Advertising

Payroller maakt gebruik van Facebook Advertising om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Facebook advertenties zijn. De aldus verkregen informatie (incl. IP-adres) wordt overgebracht naar en door Facebook opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Payroller heeft Facebook Analytics geen toestemming gegeven om via verkregen advertising informatie te gebruiken voor andere Facebook-diensten.

LinkedIn Advertising

Payroller maakt gebruik van LinkedIn Advertising om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de advertenties zijn. Payroller heeft LinkedIn geen toestemming gegeven om via verkregen Advertising-informatie te gebruiken voor andere LinkedIn-diensten.

Persoonsgegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Payroller zal ervoor zorgen dat passende waarborgen worden genomen, zoals een doorgifte op basis van een EU-adequaatheidsbesluit of op basis van EU-modelcontractbepalingen. U kan op schriftelijk verzoek een kopie bekomen van de gewaarborgde maatregelen.

Payroller kan zijn bedrijfsstructuur wijzigen door wijziging van juridische vorm, fusie, overnames en verkoop. In dergelijke transacties worden Persoonsgegevens doorgegeven conform deze Privacyverklaring en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Anonieme gegevens, waarop de AVG niet van toepassing is, kunnen altijd worden doorgegeven, al dan niet voor commerciële doeleinden.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?


Payroller bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt.

We verwijderen persoonsgegevens zodra deze niet langer nodig zijn om de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden te vervullen, tenzij de bewaring ervan vereist blijft voor andere fundamentele doeleinden, inclusief maar niet beperkt tot het voldoen aan wettelijke verplichtingen, het afhandelen van claims en het oplossen van geschillen.

Voor de bewaartermijn van alle cookies die op deze website worden gebruikt, verwijzen we naar ons Cookiebeleid.

Uitgangspunt voor het opslaan van persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn. Zo'n termijn is vaak maximaal 10 jaar na het einde van een overeenkomst of 5 jaar na de laatste verwerking waarvoor de informatie oorspronkelijk is verkregen. Als de wet geen termijn voorschrijft, kan de archivering korter zijn. De opslag kan ook langer zijn omdat we de gegevens moeten kunnen gebruiken voor bewijsdoeleinden in een juridische procedure.

Bewaartermijnen (overzicht)


  • Documenten m.b.t. kandidaten: persoonsgegevens van kandidaat-uitzendkrachten worden bijgehouden gedurende de periode dat je beschikt over een Payroller platform account, en voor een periode van 5 jaar te rekenen vanaf de uitschrijving.
  • Boekhoudkundige documenten: 10 jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting van het boekjaar.
  • Documenten m.b.t. klanten: 5 jaar, te rekenen vanaf de dag na het einde van het contract.
  • Bedrijfsdocumenten: 5 jaar, te rekenen vanaf het ontstaan of het verlies van relevantie (voor documenten die voor onbepaalde tijd van kracht zijn of blijven).
  • Fiscale documenten: 10 jaar, te rekenen vanaf 1 januari volgend op hun datum.
  • Sociale documenten: 5 jaar, te rekenen vanaf de dag na het einde van het contract.
  • Documenten m.b.t. leverancier: 10 jaar, te rekenen vanaf de dag na het einde van het contract.
  • Verzekeringsdocumenten: 10 jaar, te rekenen vanaf de kennisgeving van het verzekerde feit aan de verzekeringsinstelling.

Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Payroller heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijke vernietiging, verlies, toegang, misbruik, beschadiging en elke andere onrechtmatige verwerking, waaronder maar niet beperkt tot:



  • Periodiek toezicht op de adequaatheid van de verwerkingssystemen en -diensten
  • Toegangscontrole
  • Authenticatie & machtiging
  • Toegangsopvolging en -analyse
  • Antivirus
  • Firewall
  • Netwerkbeveiliging
  • Inspectie en onderhoud van de systemen


Het is toegestaan om bij het bezoeken van de Website niet-persoonsgebonden en anonieme gegevens te verzamelen en persoonsgegevens te anonimiseren. Deze gegevens maken het niet mogelijk om een individuele persoon te identificeren en kunnen worden gedeeld met derden, onder meer voor statistische doeleinden.

U hebt ook een belangrijke rol te spelen bij het beveiligen van uw persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld door uw pc up-to-date te houden en uw inloggegevens vertrouwelijk en veilig te houden.

Wijzigingen aan ons Privacybeleid


Dit Privacybeleid kan periodiek worden bijgewerkt om wijzigingen in onze praktijken met betrekking tot persoonsgegevens weer te geven.

We zullen een prominente kennisgeving op onze website plaatsen als kennisgeving van belangrijke wijzigingen in ons privacybeleid en bovenaan de kennisgeving de datum vermelden waarop deze voor het laatst is gewijzigd.

Laatste update gedaan op: 14 juni 2025

Contact


Als u vragen of opmerkingen hebt over dit Privacybeleid of over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken, of als u uw rechten wilt uitoefenen of de informatie die wij over u of uw voorkeuren hebt wilt bijwerken, kunt u contact met ons opnemen. U vindt onze contactgegevens in sectie 1.1 van dit Privacybeleid.

Voor meer algemene informatie over de bescherming van Persoonsgegevens kunt u in België contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) met adres 1000 Brussel, Drukpersstraat 35, tel: 02/274.48.00 of via e-mail contact@apd-gba.be (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).